В начале этого года в НПО «Линстэк» было проведено значительное сокращение кадров с целью минимизировать издержки. Отсюда вытекает еще одна причина отказа от делегирования: нехватка персонала. Другими словами, речь о том, что объем задач не соответствует реальным кадровым возможностям подразделения. Наверное, руководству стоит задуматься над тем, как сократить или минимизировать незначимые функции, по-иному организовать работу и распределить задания. В этом лучшими помощниками могут стать сами сотрудники «Линстэка», поскольку именно они видят «изнанку» рабочего процесса и знают, и понимают без чего реально обойтись. Именно механизм делегирования полномочий позволит оптимально решить проблему недостатка кадров.
Итак, анализ показал, что именно менеджеры НПО «Линстэк» не готовы расстаться с прежними стереотипами и наладить эффективный процесс передачи полномочий. Отказываясь от внедрения механизма делегирования полномочий, менеджеры склонны выдвигать несколько довольно однотипных. Я их рассмотрел и считаю, что обойти эти возражения нетрудно, если внимательно проанализировать истинные причины.
Среди рекомендаций по улучшению процесса делегирования я бы выделил следующие. Во-первых, распределять задачи следует заблаговременно. Решение о том, что и кому нужно поручить, следует принимать сразу после составления рабочего плана на день.
Далее, компании «Линстэк» необходимо выработать политики по мотивации персонала, ведь делегирование без мотивации неэффективно. Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников.
При работе на таком крупном предприятии, как НПО «Линстэк» в определенных случаях следует делегировать задачу целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
Заранее следует объяснить, о чем идет речь: об единичном случае или о постоянном делегировании. Решение однородных задач лучше поручать одному и тому же сотруднику. Предварительно нужно убедиться, что сотрудник может и хочет взяться за работу.
Часто на рассматриваемом предприятии часто возникает следующая проблема: одна и та же работа поручается сотрудникам, работающим в разных отделах и не знающим о дублировании задачи.
При сильно развитой бюрократии, как в НПО «Линстэк» я считаю очень важным передачу вместе с задачей полномочий, включая права подписи документов, если существует такая необходимость.
Понимая загруженность руководящего состава, я хочу порекомендовать все-таки выделять достаточное количество времени, чтобы как можно более точно и полно инструктировать сотрудников при делегировании. Всегда нужно удостовериться в том, что порученное задание понято правильно. Подчиненный может сделать только то, что руководитель ему скажет, а не то, что представлял себе руководитель или имел в виду при изложении задания. При инструктировании важно не только объяснять суть задания, но и его смысл и цель.
Учитывая специфику рассматриваемого предприятия и его традиции, важные задания рекомендуется поручать приказным путем в письменной форме. Но это ни в коем случае не снимает необходимости мотивировать и тщательно инструктировать сотрудника. Одним из хороших стимулов для работников компании «Линстэк» должна возможность дальнейшего профессионального обучения и даже служебного роста в целях лучшего выполнения порученных задач.
Необходимо не забывать, что разные отделы и менеджеры разных звеньев имеют ограниченные доступы к информации. Поэтому нужно позаботиться, чтобы обеспечьте доступ к любой необходимой информации. Кстати говоря, о важности задачи сотрудники часто судят по тому, насколько полно и своевременно они получают информацию.
«Старейшинам» «Линстэка» стоит побороть свои стереотипы, о которых я рассказывал ранее и избегать того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс. Вместе с этим, нужно создать у подчиненного уверенность в том, что в случае возникновения трудностей или проблем он всегда может попросить у руководителя совета или поддержки.
Для осуществления полноценного контроля лучше договориться с сотрудником о том, когда, как часто и в какой форме он будет сообщать, как продвигается дело. Проконтролировав конечные результаты обязательно нужно сразу сообщить свое мнение об итогах. Критика, конечно, должна быть конструктивной, а похвала щедрой. Еще раз отмечу, что похвала не должна заключаться только в словах. На таком огромном предприятии как НПО «Линстэк» у талантливых и исполнительных сотрудников должны быть возможности продвижения по карьерной лестнице.