В Администрации Новгородского муниципального района существует необходимость проводить более формальные заседания, помимо ежедневного неформального общения с служащими, чтобы гарантировать обмен всей необходимой информацией. Для повышения информированности персонала о текущих целях и делах органа местного самоупарвления, предлагается проведение брифинговых групп.
Брифинговые группы являются средством распространения информации и обсуждения ее по каскадному принципу. Руководитель высшего звена проводит заседание со своими непосредственными служащими и сообщает им определенную информацию. Затем они, в свою очередь, передают эту информацию на совещаниях со своими подчиненными и т.д. - до руководителей самого низшего уровня, только тогда считается, что все уровни организации ознакомлены с данной информацией.Этот подход целесообразен для передачи информации и подготовки обсуждений по таким вопросам, как, например, предстоящие изменения, которые окажут влияние на организацию в целом и на работу ее служащих, или успехи функционирования организации и ее отдельных подразделений, или рассмотрение изменений, которые могут быть полезными в будущем, и т. д.
Использование брифинговых групп может быть чрезвычайно полезным средством информирования служащих о событиях, происходящих в их организации. Более 10 лет тому назад были выявлены следующие преимущества внедрения системы брифинговых групп в организации:
. Система требует от организации определения ответственности отдельных менеджеров за неудачу и разъяснения информации служащим.
. Она может быть средством быстрого и точного распространения информации с использованием обычных каналов, например: от старшего менеджера к линейному менеджеру, от менеджера к руководителю низшего звена, от руководителя низшего звена к рабочим группам.
. Так как данный метод - это метод непосредственного, лицом к лицу контакта, служащие могут задать свои вопросы менеджеру, обладающему более полной информацией, и получить на них ответы.
. Система позволяет менеджеру считать себя лицом, имеющим доступ к надежной информации и передающим ее; это способствует тому, что служащие придерживаются такого же мнения.
Обращаем внимание на то, что большее внимание в приведенной выше цитате отведено процессу информирования, а не вовлечения служащих. В последние 10 лет все больше менеджеров стали понимать, что применение системы брифинговых групп только для информирования служащих и ответов на возникающие у них вопросы приведет лишь к неполному использованию их потенциала. Такое ограничение является отражением весьма распространенной точки зрения служащих, считающих свое участие в делах организации необязательным.
Введение любой новой формы коммуникаций предполагает тщательную подготовку и руководство. Если в организации преобладает климат недоверия, то служащие будут рассматривать любую инициативу как очередную манипуляцию руководства. Потребуются значительные усилия, чтобы преодолеть такое отношение, часто даже путем предоставления служащим возможности участвовать в обсуждении вопросов, которые обычно не рассматриваются, с тем чтобы показать, что их точка зрения принимается во внимание. Это уже выходит за рамки простого информирования и относится к области консультирования.
Для того, чтобы преодолеть сопротивление и недоверие персонала по введению новых форм коммуникаций, в том числе брифинга, необходимо проведение тщательной информационной кампании. Она основана на следующих принципах.