Все виды коммуникаций (как письменные, так и устные) должны быть своевременны и уместны. Сотрудники часто жалуются, что получают неактуальную информацию, либо их просто поздно информируют, либо, когда их информируют по финансовым или экономическим вопросам, это бывают лишь плохие новости. Наиболее вероятная причина неудач заключается в том, что эффективные коммуникации - это тяжелый труд, он требует значительных навыков и тщательного обдумывания нужд своих служащих и готовности осуществлять коммуникации на различных уровнях.
На рисунке 18 представлена схема эффективных коммуникаций, которую предлагается использовать в Администрации Новгородского муниципального района.
Руководство | |
Восходящие каналы |
- Доски объявлений, информационные письма, внутренние журналы, ежегодные отчеты и т.д |
- Общие собрания и выступления руководства | |
- Семинары, практические тренинги, конференции | |
· Обходы руководства · Данные, полученные при совместном · проведении опросов, консультации служащих · Регулярные брифинговые сессии · Обеды вместе с служащими · Обратная связь от представителей служащих |
· Телефонная информационная служба, предоставляющая структурированную информацию на запросы служащих · брифинговые группы · памятки Нисходящие каналы |
Служащие |
Рис. 18. Двусторонние каналы коммуникации
Реализация данной схемы коммуникаций должна основываться на следующих принципах.
Во-первых, необходимо удовлетворять личные потребности служащих в получении информации, имеющей непосредственное отношение к нему (ней), а именно: система оплаты; часы и условия работы, благосостояние, техника безопасности и охрана здоровья, статус и руководители (люди, которые непосредственно отдают ему(ей) приказы, кто является его(ее) подчиненными), условия отдыха и дополнительные льготы; условия прекращения контракта о найме; отпуск; дисциплина (штрафы и правила); процедура разбора жалоб; главные руководители и представители профсоюза; перспективы, изменения, оказывающие влияние на служащих (новый руководитель, условия труда, реорганизация предприятий, изменение положения офиса и т. д.).
Во-вторых, следует обеспечивать служащих всей информацией, относящейся к их работе, такой, как: навыки и умения; ресурсы; насколько гибким он (она) может быть в своей работе; факторы, влияющие на выполнение работы (сфера ответственности, производственные задачи); факторы, влияющие на окружение на работе; изменения во всем перечисленном.
В-третьих, необходимо предоставить информацию, расширяющую диапазон интересов служащих в сферах, не имеющих прямого и непосредственного отношения к ним, так называемую "базовую информацию", содержащую задачи высшего руководства; цели обучения и дальнейшего образования; цели всего предприятия; информацию о политике организации и финансах, изменениях и т. д.