Социальная инфраструктура основана на корпоративной культуре. Именно качество взаимодействия сотрудников организации максимально важно для распространения и совместного использования знаний. Рабочие группы должны быть способны распространять необходимую информацию как между собой, так и внутри себя. Сотрудники должны иметь доступ ко всем видам информации со своего рабочего места. Кроме того, для организации в целом крайне важна способность приобретения новых знаний (т.е. способность извлекать их без значительных затрат времени и труда).
Технологическая инфраструктура должна поддерживаться архитектурой поиска, так как невозможно управлять интеллектуальным капиталом в отсутствие быстрого и легкого доступа к нему. Также управление знаниями не может осуществляться за счет простой инсталляции и запуска «коробочных» или подобных приложений - как правило, это сложный программно-аппаратный комплекс. Если знание извлечено, то возникает вопрос о месте и способе его хранения. Методология подразумевает создание хранилища, которое содержит организационное знание. В отличие от традиционных баз данных такое хранилище основано не на информации, а на задачах и их решении. База знаний должна быть организована таким образом, чтобы поиск предоставлял наиболее релевантные результаты, готовые к немедленному использованию.
Как правило, трудности возникают вследствие ошибок при подготовке одного из типов инфраструктуры к реализации проекта по построению системы управления знаниями. В частности, это могут быть ошибки при проектировании технической платформы - решение подобных проблем происходит легче всего как для исполнителей, так и для организации, поскольку программно-аппаратная реализация баз знаний слабее всего привязана к бизнес-процессу либо социальным структурам организации в отличие от двух других типов инфраструктуры: организационной и социальной. Проблемы, связанные с задачами, реализуемыми на базе организационной инфраструктуры, зачастую вызваны такими факторами, как недостаточная скорость реакции ответственных подразделений на требуемые изменения в регламентации основной деятельности либо слишком высокая культурная энтропия организации в целом. К проблемам, вызванным социальной инфраструктурой организации, можно отнести разобщенность коллектива, отсутствие сформировавшихся сообществ, в том числе и сообществ практик.
В идеале система управления знаниями должна выполнять несколько функций, в том числе:
· экспорт - выборка знаний из внешних хранилищ, сортировка по тематике, выявление аналогов;
· исполнение - формулировка проблемы или темы, поиск соответствующих знаний, которые могут переформатироваться и предоставляться в более удобном виде с несколькими уровнями интерпретации;
· посредничество - оценка скрытых знаний. Сопоставляя интересы пользователя с проведенной ранее работой, система может связать между собой людей, работающих над одной и той же проблемой, для обмена знаниями. Функция осушествляется с помощью группового программного обеспечения, интранет-порталов, системы поддержки потоков работ и управления документами;
· познание - использование всех полученных знаний. Для решения этой задачи может применяться искусственный интеллект, позволяющий системе самостоятельно принимать решения.
Портальный вариант реализации решения по управлению знаниями наиболее популярен и в России, и на Западе. Обычно он представляет собой ресурс, интегрированный с различными информационными системами и приложениями. Фактически это корпоративная библиотека, разделенная на тематические отделы, информация в которых обновляется в режиме реального времени. Особенностью портала является возможность персонализации - выбора пользователем приложений, необходимых для его работы в настоящий момент.
Динамика развития бизнеса и острая экономическая ситуация предъявляют особые требования к безопасности инвестиций в новые системные решения. Программное и аппаратное обеспечение должно быть масштабируемым, т.е. должно иметь возможность развиваться по мере изменений в организации. Кроме того, системы должны быть максимально открытыми, т.е. поддерживать обмен данными с другими системами для того, чтобы различные операции с внешними партнерами могли быть включены в процессы обмена информацией с минимальными издержками.
В настоящее время во многих случаях вопрос о том, разрабатывать или приобретать новое программное обеспечение, уже не возникает: покупка нового программного обеспечения для бизнеса, как правило, означает приобретение стандартной программной среды, в то время как разработка индивидуальных приложений имеет смысл только в очень специфических областях.
Деятельность информационных центров, создающих и распространяющих различные виды ресурсов, т.е. информационное пространство, имеет особое значение для его организации. Кроме того, интенсивно развивающиеся информационные технологии оказывают существенное влияние на работу библиотек по сбору, обработке, хранению, накоплению, организации доступа к электронным ресурсам.