Состав документации, используемой в управлении персоналом

В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:

организационно-кадровая документация - устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;

организационно-распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;

информационно-справочная документация - письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;

плановая документация - плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т. п.;

отчетно-статистическая документация - по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т. п.;

документация по личному составу - заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;

документация по социальному обеспечению - по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т. д.

В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т. д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.

В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.

Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.

Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).